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O Centro Internacional para a Saúde Reprodutiva (ICRH-M) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Gestor Sénior de Contratos, baseado em Maputo.
Descrição da Posição
O Gestor de contratos será responsável pela elaboração e gestão de acordos com as Organizações de Base Comunitária desde a pré adjudicação até a pós adjudicação, da pós adjudicação até ao fecho. Ele/a irá contribuir com conhecimentos profissionais especializados no desenvolvimento, orientação e administração de contratos e subvenções para garantir total conformidade com as regras e regulamentos dos Doadores. Isso inclui garantir mecanismos adequados de contratação que inclui o desenvolvimento de ferramentas e processos de monitoria; revisão de pacotes de contratos; gestão de processos de contratos e monitoria da conformidade durante a implementação Será responsável também por garantir que os contratos sejam consistentes com as politicas do ICRHM e padrões/politicas da USAID bem como recomendar e providenciar treinamento para funcionários e parceiros para garantir uma forte gestão dos sub acordos. Este profissional deverá também fazer a revisão e recomendar correções e aprovar os sub acordos dos Parceiros do Consórcio.
Responsabilidades
Atividades de pré-adjudicação do acordo ou contrato:
Apoiar ao COP do projeto nos processos de seleção de Parceiros de Implementação (PI), que inclui a definição do mecanismo de acordo, as ferramentas para fazer a revisão e recomendar potenciais parceiros;
Prestar apoio na identificação, planificação e implementação de necessidades de treinamento de acordo com as políticas do ICRH e USAID para com os seus Parceiros, Técnicos e Programas, e equipes de apoio assegurando que existe informação técnica e financeira adequada e mecanismos para apoiar a monitoria financeira e programática;
Desenvolver e servir de orientação/recurso para os escritórios e programas técnicos no desenvolvimento de solicitações (RFA, APS, solicitação/avaliação de propostas e custo e preçário) através da análise de solicitações interpretando regulamentos e normas para o cumprimento;
Analisar e negociar os termos e condições de atribuição antes da aprovação final;
Identificar riscos significativos e recomendar planos para a mitigação incluindo a justificação de trabalhar em risco. Garantir que os parceiros selecionados tenham a capacidade de fazer a gestão do sub acordo recomendado e garantir que todo o processo seja suficientemente documentado
Identificar as necessidades de treinamento do parceiro relacionadas com a gestão do acordo tendo em conta questões relacionadas com a conformidade.
Desenhar ferramentas e implementar para garantir que os parceiros tenha conhecimento sobre os instrumentos de adjudicação e requisitos dos acordos.
Certificar a existência de documentação em formato, conteúdo e linguagem que sejam compreendidas pelos parceiros.
Fluxo de trabalho para o desenvolvimento de Sub award
Garantir uma comunicação efectiva com outras equipes do projecto e organizar/monitorar a revisão de contratos e acordos, para garantir que estes tenham início na data planificada
Providenciar apoio no desenvolvimento das propostas de orçamento do Parceiro, processo de revisão e mecanismos para o desenvolvimento de sub-acordos;
Rever orçamentos e apoiar na criação de ferramentas padrão adequadas para orçamentos / narrativas de orçamentos que facilitam a planificação e custos de actividades;
Assegurar que as ferramentas e procedimentos de desenvolvimento de subacordos sejam totalmente compreendidas pelos funcionários e parceiros;
Fazer a revisão final do sub-acordos antes da aprovação pelo director do projecto.
Elaborar, negociar e avaliar conforme o caso os sub acordos, modificações e memorandos de negociação.
Garantir que os pacotes do sub-acordo (acordo, descrição do projeto, orçamento, notas orçamentárias, memorando de negociação, metas) estejam completos, corretos, coerentes e claros.
Assegurar que o contrato esta de acordo com as normas e contém as metas, orçamento e todas as condições de modo a permitir a sua monitoria adequada.
Garantir que os PI tenham acesso a cópias traduzidas de todos os documentos, diretrizes e ferramentas dos sub-acordos, bem como instrumentos de concessão e, quando necessário, treinar os parceiros para garantir que estes estejam cientes de todos os requisitos antes do financiamento e que a escolha do instrumento de concessão seja consistente com intenções de ambas partes.
Manter arquivos de sub-acordos bem organizados e completos.
Garantir que todos os documentos do sub-acordo estejam concluídos com os mais altos padrões de qualidade.
Coordenação de Pós Adjudicação
Planificar, coordenar e executar as necessidades de treinamento e capacitação de parceiros, especialmente na área de gestão de acordos de programas e conformidade administrativa, bem como monitoramento técnico e programático;
Colocar em prática um mecanismo incluindo processos e ferramentas adequados para garantir que os fundos e ativos do projeto sejam depositados com segurança na conta bancária do projeto, usados apenas para promover a missão do projeto de acordo com padrões mutuamente acordados;
Monitorar e arquivar todas os produtos acordados co contrato;
Monitorar e garantir o cumprimento das cláusulas de envolvimento substancial, incluindo a garantia de documentação apropriada;
Monitorar e interagir proactivamente com outras equipes em relação a datas de término, nível de obrigações, cronogramas;
Informar a liderança do projeto e organizar as equipes para ação imediata sobre quaisquer casos potenciais ou reais de não conformidade ou problemas de implementação.
Garantir que os desembolsos sejam executados prontamente com base no processo de rastreamento, garantindo que os parceiros tenham recursos suficientes, mas não em excesso, para as atividades.
Monitorar e controlar os orçamentos dos acordos para apoiar revisões de programas de gestão e tomada de decisões de gestão, bem como a elaboração de relatórios para a USAID
Coordenar e realizar visitas aos parceiros para assegurar processos de conformidade.
Apoiar a equipe de Finanças prestando o acompanhamento mensal dos relatórios com o foco na conformidade com todas as datas solicitadas, qualidade, etc. bem como as modificações, alterações, obrigações e prazos do programa;
Assegurar que os desembolsos sejam prontamente executados com base no processo de acompanhamento, garantindo que os parceiros tenham suficientes e não excessivos recursos para as actividades e também assegurando que os desembolsos não excedam os compromissos (acordos);
Garantir que todos os sub acordos e modificações estejam actualizados, reflectindo todos os princípios mutuamente acordados por ambas as partes e estejam de acordo com as orientações do Doador;
Garantir que todo o suporte documental seja anexado ao processo de pagamento relacionado ao sub acordo e assegurar que estes sejam adequados para auditoria e controle interno. Documentos de suporte incluem, TOR/Descrição do Programa, curriculum / resumo do sub beneficiário/subcontratado, documentação do processo de selecção, bio data, etc.
Actualizar o relatório de aquisições relativamente a equipamentos a serem adquiridos para a área de subvenções.
Desenvolvimento e Implementação de Sub Acordos
Garantir que o processo de acordos e contratos cumpra totalmente os principais requisitos de adjudicação de ICHR em termos de planos e orçamentos, processo de aquisição, autorização e processo de contratação e monitoramento técnico e financeiro, quando necessário.
Analisar todos os Termos de Referência para todos os sub-contratos e Descrição do Programa para todos os sub-acordos, garantindo que todos os requisitos aplicáveis estejam incluídos e levados ao conhecimento de todos os potenciais candidatos em casos de falta de alguma informação e fazer o seguimento/acompanhamento;
Garantir que todos os sub-acordos reflictam os objectivos mutuamente acordados e que os interesses do ICRH estejam totalmente salvaguardados;
Conduzir os processos de fecho de sub-acordos e responder aos assuntos relacionados as auditorias (interna e externa conforme aplicável e se necessário).
Fazer a revisão de todos os acordos para aprovação.
Garantir que os pacotes do sub acordo (acordo, descrição do projeto, orçamento, notas orçamentárias, memorando de negociação, metas) estejam completos, corretos, coerentes e claros.
Garantir que o PI tenham acesso a cópias traduzidas de todos os documentos, diretrizes e ferramentas dos sub-acordos, bem como instrumentos de concessão e, quando necessário, treinar os parceiros para garantir que estes estejam cientes de todos os requisitos antes do financiamento e que a escolha do instrumento de concessão seja consistente com intenções de ambas partes.
Manter arquivos de sub-acordos bem organizados e completos.
Garantir que todos os documentos do sub-acordo estejam concluídos com os mais altos padrões de qualidade.
Requisitos
Licenciatura com 3-5 anos de experiencia em Contratos e Subvenções, experiencia em gestão de sub acordos;
Mínimo de 3 anos ou mais de experiência em função similar numa ONG (Organização Não Governamental) local ou internacional;
Pelo menos 3 anos de experiência em negociação de diversos portfolios de sub acordos;
Conhecimento abrangente de regras e regulamentos de Doadores (USG e Não-USG) incluindo mas não limitado a USAID;
Experiência de trabalho com Doadores internacionais;
Excelentes habilidades numéricas e analíticas bem como capacidades de usuário de IT;
Conhecimentos de Regras e Regulamentos dos Doadores (USG e Não-USG);
Relação Profissional dentro e fora da Organização;
Altamente flexível (Convincente e Persuasivo) Habilidades de Comunicação Oral e Escrita;
Habilidades fortes e efectivas para desenvolver, articular e implementar;
Forte orientação ao Cliente e demonstração de valorização do serviço;
Forte Senso de julgamento e análise;
Disponibilidade para viajar dentro e fora da província de Maputo;
Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
Capacidades multilingues incluindo língua Portuguesa e Inglesa, falada e escrita.
Exigências
Carta de Manifestação de Interesse;
Curriculum Vitae.
Nota: Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados. Indicar o título da vaga no assunto de e-mail.
O ICRH-M é uma organização de oportunidades iguais e encoraja positivamente as candidaturas de pessoas devidamente qualificadas e elegíveis, independentemente do gênero, raça, condição física, idade ou estado civil. Somente os candidatos selecionados para esta entrevista serão contactados no prazo de duas semanas após a data de encerramento das candidaturas.
Sobre a Empresa
O Centro Internacional para a Saúde Reprodutiva (ICRH-M) é uma associação Moçambicana sem fins lucrativos de carácter científico dotada de personalidade jurídica, autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Foi registada pelo Ministério da Justiça em Outubro de 2009 e reconhecida como instituição de pesquisa pelo Ministério de Ciência e Tecnologia desde Dezembro 2011. Tem escritórios em Maputo, Tete, Niassa e Nampula. O ICRH-M adere plenamente ao reconhecimento da saúde reprodutiva como um direito humano básico dos homens, mulheres e adolescentes.
EMAIL: recrutamento@icrhm.org.mz
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