Índice
1. Introdução. 1
1.1. Objectivos. 2
1.1.1. Objectivo gerais. 2
1.1.2. Objectivos específicos. 2
1.2. Metodologia. 2
2. Fluxograma. 2
3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas. 4
3.1. Importância. 4
4. Etapas de elaboração de fluxograma. 4
4.1. Principais passos para a sua elaboração. 5
4.2. Tipos de fluxograma. 6
4.3. Técnicas de desenho de um fluxograma. 8
4.4. Desenhando um fluxograma manualmente. 8
4.5. Simbologias de fluxogramas. 9
4.6. Desenhando um fluxograma com o uso da informática. 9
5. Vantagens do Fluxograma. 9
5.1. Desvantagens do Fluxograma. 10
6. Recomendações para elaboração de fluxogramas. 11
7. Conclusão. 12
8. Referências bibliográficas. 13
1. Introdução
O uso de fluxograma é preponderante para as organizações e tem como objectivo principal descrever a sequência ou fluxo de um processo, seja ele manual ou mecanizado, especificando os recursos tais como documentos, papel, disco, formulário ou qualquer outro tipo de material usado como fonte para os dados e informações.
Na sua elaboração são usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações. Todo e qualquer processo, tanto administrativo como operacional têm um fluxo de operações tais como entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve operações, área da organização envolvida, recursos humanos e materiais, custos relativos a esse recurso, volume de trabalho, os tempos de excussão, documentos envolvidos pelo fluxograma e a tecnologia de informação utilizada.
1.1.Objectivos
1.1.1. Objectivo gerais
ü Estudar os fluxogramas
1.1.2. Objectivos específicos
ü Descrever as etapas dos fluxogramas
ü Abordar as vantagens e desvantagens dos fluxogramas
ü Falar dos tipos dos fluxogramas
1.2.Metodologia
O termo metodologia tem sua origem no grego (méthodos= caminho, ao longo de um caminho e lógos= estudo), ou seja, é o estudo dos caminhos a serem percorridos para se realizar uma pesquisa. Em ciências, metodologia é o caminho que o pesquisador percorre em busca da compreensão da realidade, do fato, do fenómeno (Zanella, 2009:61).
Método é a maneira, é a forma que o cientista escolhe para ampliar o conhecimento sobre determinado objecto, fato ou fenómeno. É uma série de procedimentos intelectuais e técnicos adoptados para atingir determinado conhecimento.
O presente trabalho o qual consiste no estudo dos fluxogramas, a metodologia usada foi a técnica documental a qual serviu de suporte para o enriquecimento de conceitos no que tange os fluxogramas, foi usada também a técnica bibliográfica, esta que é realizada através de material já publicado em livros, meios electrónicos acessíveis ao público em geral.
2. Fluxograma
O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).
A técnica mais conhecida e mais usada no estudo de rotinas administrativas é a de elaboração de fluxogramas. Contudo, é comum encontrar um rótulo diferente para técnica. Uns chamam de gráfico de procedimentos, outros gráficos de processos; há quem prefira rotular fluxo de pessoas e papéis; ou fluxo de documentos. De qualquer maneira procura-se utilizar o termo fluxograma para todo e qualquer gráfico que demonstre algum fluxo, obedecendo, além do costume, ou verdadeiro sentido etimológico da palavra Araújo (1998:82).
O autor avança ainda que o fluxograma de maneira geral procura apresentar a rotina passo-a-passo e acção por acção.
Para Ballestero Alvarez (1991), trata-se de uma representação gráfica em rede de um sistema, mostrando os elementos que estão activos e suas respectivas interligações de dados com outros elementos e unidades.
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho, como alude Oliveira (2005). Acrescenta Cury (2005:42), que fluxograma é “um gráfico universal, que representa o fluxo ou a sequência normal de qualquer trabalho, produto ou documento”.
Araújo (2006) diz que é um processo formado pelos movimentos de papéis entre pessoas e unidades de uma organização, com um início e um fim delimitados. E na proposição de um objectivo, podemos dizer que é o de assegurar a fluidez dessa movimentação, manter claramente os limites do fluxo e dispor de uma linguagem de leitura técnica, através do uso de simbologias universalmente aceitas.
O fluxograma, também conhecido por flow-chart, carta de fluxo de processo, gráfico de sequência, gráfico de processamento, representa graficamente a sequência de um trabalho ou de um processo de comunicação. Representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais.
3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas
Fluxograma de maneira geral aplica-se na descrição das actividades, tarefas e entre outras informações de uma forma sintética usando símbolos previamente concebidos pela organização Araújo (1998:83).
O fluxograma é usado em organizações com o fim de padronizar o processamento do trabalho administrativo, que possibilita a racionalização dos métodos processos ou implantação de sistemas, substituindo os relatórios expressos em palavras por uma apresentação que possibilita uma visualização dos eventos e que seja ao mesmo tempo sistematicamente organizado.
Os fluxogramas são usados nos estudos de rotinas administrativas, apresentando rotinas passo a passo, acção por acção num determinado processo administrativos.
3.1.Importância
O fluxograma permite ofluxo de Operações: entrada, processamento e saídas, que envolvem diferentes áreas organizacionais (Idem).
O fluxo representa com racionalidade lógica, clareza e composição rotineira ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis da unidade organizacional. Grimas (2008), acrescenta que fluxograma mostra como faz se o trabalho e adentra em problemas cujas soluções interessam, directamente, ao exercício de uma administração coerente, nas organizações como um todo, despontando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, funcionários ou colaboradores na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo.
4. Etapas de elaboração de fluxograma
1. Abrir o sistema;
2. Criar um novo documento;
3. Disponibilizar as barras de ferramentas mais comuns; padrão, formatar, caixas de ferramentas e desenhar;
4. Exibir a galeria de formas;
5. Inserir departamentos ou agentes e edita-los;
6. Inserir as formas conforme necessidade;
7. Inserir texto nas formas, editando-os;
8. Estabelecer ligações necessárias entre as formas, editando-as;
9. Configurar documento;
10. Imprimir.
4.1.Principais passos para a sua elaboração
Cury (1991:234), diz que para elaborar um fluxograma, o analista através de pesquisa minuciosa junto as unidades organizacionais em exame, deve fazer levantamento dos passos que envolvem o trabalho desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.
Cury (Idem:235) advoga ainda que, o roteiro de elaboração e a da análise de fluxograma, pode ser descrito obedecendo as seguintes fases ou passos:
Comunicação: as chefias envolvidas participam aos empregados à realização do trabalho e seus objectivos;
Colecta de dados: as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante utilização de um roteiro de entrevista;
Fluxogramação: colhidos os dados, deve ser escolhido o tipo de fluxograma a ser utilizado, elaborando-se em seguida, o seu rascunho;
Análise de fluxograma: o analista deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas etapas;
Relatório da análise: nesta fase, terminado o estudo e novo fluxograma, o analista deve preparar um relatório em que poderão ser inseridos seguintes itens:
a) Condições actuais: fluxograma de situações existentes;
b) Análise das condições existentes: descrição de falhas de processamento diagnosticadas;
c) Recomendações: fluxograma de rotinas propostas; cópia de formulários propostos;
Apresentação do trabalho: os fluxogramas e os formulários constituem excelentes demonstrações visuais para apresentação das recomendações finais.
A exposição dos métodos actuais deve ser clara e objectiva. O analista deve apresentar o tipo de fluxograma que mais se adequa a natureza do trabalho sendo mais utilizáveis o administrativo ou de rotinas de trabalho e o global ou de coluna (idem).
4.2.Tipos de fluxograma
Os principais tipos ou modelos de fluxogramas segundo Cury são:
ü Fluxograma Vertical;
ü Fluxograma Administrativo (ou de rotinas de trabalho);
ü Fluxograma Global (ou de lacunas);
ü Fluxograma de blocos;
Índice
1. Introdução. 1
1.1. Objectivos. 2
1.1.1. Objectivo gerais. 2
1.1.2. Objectivos específicos. 2
1.2. Metodologia. 2
2. Fluxograma. 2
3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas. 4
3.1. Importância. 4
4. Etapas de elaboração de fluxograma. 4
4.1. Principais passos para a sua elaboração. 5
4.2. Tipos de fluxograma. 6
4.3. Técnicas de desenho de um fluxograma. 8
4.4. Desenhando um fluxograma manualmente. 8
4.5. Simbologias de fluxogramas. 9
4.6. Desenhando um fluxograma com o uso da informática. 9
5. Vantagens do Fluxograma. 9
5.1. Desvantagens do Fluxograma. 10
6. Recomendações para elaboração de fluxogramas. 11
7. Conclusão. 12
8. Referências bibliográficas. 13
1. Introdução
O uso de fluxograma é preponderante para as organizações e tem como objectivo principal descrever a sequência ou fluxo de um processo, seja ele manual ou mecanizado, especificando os recursos tais como documentos, papel, disco, formulário ou qualquer outro tipo de material usado como fonte para os dados e informações.
Na sua elaboração são usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações. Todo e qualquer processo, tanto administrativo como operacional têm um fluxo de operações tais como entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve operações, área da organização envolvida, recursos humanos e materiais, custos relativos a esse recurso, volume de trabalho, os tempos de excussão, documentos envolvidos pelo fluxograma e a tecnologia de informação utilizada.
1.1.Objectivos
1.1.1. Objectivo gerais
ü Estudar os fluxogramas
1.1.2. Objectivos específicos
ü Descrever as etapas dos fluxogramas
ü Abordar as vantagens e desvantagens dos fluxogramas
ü Falar dos tipos dos fluxogramas
1.2.Metodologia
O termo metodologia tem sua origem no grego (méthodos= caminho, ao longo de um caminho e lógos= estudo), ou seja, é o estudo dos caminhos a serem percorridos para se realizar uma pesquisa. Em ciências, metodologia é o caminho que o pesquisador percorre em busca da compreensão da realidade, do fato, do fenómeno (Zanella, 2009:61).
Método é a maneira, é a forma que o cientista escolhe para ampliar o conhecimento sobre determinado objecto, fato ou fenómeno. É uma série de procedimentos intelectuais e técnicos adoptados para atingir determinado conhecimento.
O presente trabalho o qual consiste no estudo dos fluxogramas, a metodologia usada foi a técnica documental a qual serviu de suporte para o enriquecimento de conceitos no que tange os fluxogramas, foi usada também a técnica bibliográfica, esta que é realizada através de material já publicado em livros, meios electrónicos acessíveis ao público em geral.
2. Fluxograma
O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).
A técnica mais conhecida e mais usada no estudo de rotinas administrativas é a de elaboração de fluxogramas. Contudo, é comum encontrar um rótulo diferente para técnica. Uns chamam de gráfico de procedimentos, outros gráficos de processos; há quem prefira rotular fluxo de pessoas e papéis; ou fluxo de documentos. De qualquer maneira procura-se utilizar o termo fluxograma para todo e qualquer gráfico que demonstre algum fluxo, obedecendo, além do costume, ou verdadeiro sentido etimológico da palavra Araújo (1998:82).
O autor avança ainda que o fluxograma de maneira geral procura apresentar a rotina passo-a-passo e acção por acção.
Para Ballestero Alvarez (1991), trata-se de uma representação gráfica em rede de um sistema, mostrando os elementos que estão activos e suas respectivas interligações de dados com outros elementos e unidades.
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho, como alude Oliveira (2005). Acrescenta Cury (2005:42), que fluxograma é “um gráfico universal, que representa o fluxo ou a sequência normal de qualquer trabalho, produto ou documento”.
Araújo (2006) diz que é um processo formado pelos movimentos de papéis entre pessoas e unidades de uma organização, com um início e um fim delimitados. E na proposição de um objectivo, podemos dizer que é o de assegurar a fluidez dessa movimentação, manter claramente os limites do fluxo e dispor de uma linguagem de leitura técnica, através do uso de simbologias universalmente aceitas.
O fluxograma, também conhecido por flow-chart, carta de fluxo de processo, gráfico de sequência, gráfico de processamento, representa graficamente a sequência de um trabalho ou de um processo de comunicação. Representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais.
3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas
Fluxograma de maneira geral aplica-se na descrição das actividades, tarefas e entre outras informações de uma forma sintética usando símbolos previamente concebidos pela organização Araújo (1998:83).
O fluxograma é usado em organizações com o fim de padronizar o processamento do trabalho administrativo, que possibilita a racionalização dos métodos processos ou implantação de sistemas, substituindo os relatórios expressos em palavras por uma apresentação que possibilita uma visualização dos eventos e que seja ao mesmo tempo sistematicamente organizado.
Os fluxogramas são usados nos estudos de rotinas administrativas, apresentando rotinas passo a passo, acção por acção num determinado processo administrativos.
3.1.Importância
O fluxograma permite ofluxo de Operações: entrada, processamento e saídas, que envolvem diferentes áreas organizacionais (Idem).
O fluxo representa com racionalidade lógica, clareza e composição rotineira ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis da unidade organizacional. Grimas (2008), acrescenta que fluxograma mostra como faz se o trabalho e adentra em problemas cujas soluções interessam, directamente, ao exercício de uma administração coerente, nas organizações como um todo, despontando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, funcionários ou colaboradores na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo.
4. Etapas de elaboração de fluxograma
1. Abrir o sistema;
2. Criar um novo documento;
3. Disponibilizar as barras de ferramentas mais comuns; padrão, formatar, caixas de ferramentas e desenhar;
4. Exibir a galeria de formas;
5. Inserir departamentos ou agentes e edita-los;
6. Inserir as formas conforme necessidade;
7. Inserir texto nas formas, editando-os;
8. Estabelecer ligações necessárias entre as formas, editando-as;
9. Configurar documento;
10. Imprimir.
4.1.Principais passos para a sua elaboração
Cury (1991:234), diz que para elaborar um fluxograma, o analista através de pesquisa minuciosa junto as unidades organizacionais em exame, deve fazer levantamento dos passos que envolvem o trabalho desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.
Cury (Idem:235) advoga ainda que, o roteiro de elaboração e a da análise de fluxograma, pode ser descrito obedecendo as seguintes fases ou passos:
Comunicação: as chefias envolvidas participam aos empregados à realização do trabalho e seus objectivos;
Colecta de dados: as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante utilização de um roteiro de entrevista;
Fluxogramação: colhidos os dados, deve ser escolhido o tipo de fluxograma a ser utilizado, elaborando-se em seguida, o seu rascunho;
Análise de fluxograma: o analista deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas etapas;
Relatório da análise: nesta fase, terminado o estudo e novo fluxograma, o analista deve preparar um relatório em que poderão ser inseridos seguintes itens:
a) Condições actuais: fluxograma de situações existentes;
b) Análise das condições existentes: descrição de falhas de processamento diagnosticadas;
c) Recomendações: fluxograma de rotinas propostas; cópia de formulários propostos;
Apresentação do trabalho: os fluxogramas e os formulários constituem excelentes demonstrações visuais para apresentação das recomendações finais.
A exposição dos métodos actuais deve ser clara e objectiva. O analista deve apresentar o tipo de fluxograma que mais se adequa a natureza do trabalho sendo mais utilizáveis o administrativo ou de rotinas de trabalho e o global ou de coluna (idem).
4.2.Tipos de fluxograma
Os principais tipos ou modelos de fluxogramas segundo Cury são:
ü Fluxograma Vertical;
ü Fluxograma Administrativo (ou de rotinas de trabalho);
ü Fluxograma Global (ou de lacunas);
ü Fluxograma de blocos;
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